【リモートワークのコミュニケーションを円滑に】実際に行っている技を3つ紹介！
去年から急速に導入が進み、今やもう誰もが知ることとなった在宅勤務・リモートワーク。
これまで、在宅で行える仕事というと、いわゆる内職などの、安い給料でしか出来ない仕事というイメージがありました。
ですが今では、家にいながら・あるいは週や月に1度会社に直接行くだけで、後は基本在宅で仕事をしていいというところも増え、金額も普通に20万以上安定してもらえるような仕事も増えております。
なので、在宅の仕事というのは、もはや普通に仕事に就く中で選択肢の一つとなっているのです。
ただ、そんな中で導入が進んだが故の弊害も起こっております。
具体的に言えば、従業員がサボっていないかということや、各家庭のネット環境の善し悪しなど、急速に広まったが故の追いついていない問題ばかりです。
ネット環境の善し悪しは置いておいて、従業員がサボっていないかどうかということですが、まず、前提として、振られた仕事があればそれは確実にこなすはずです。
当たり前ですが、会社に行かないからといって関係が変わるわけでは当然ないですし、仕事をしないというのは自ら首を締める他なりませんので、振られれば当然それはこなさなければ、それは会社勤めの社会人とは言えないでしょう。
なので、サボっていないか心配であるのであれば、その方に振れる仕事を増やし、仕事を適切に完了出来るかどうかを見極め、お互い信頼できるような関係を作るのが大事ではないかと思っております。
もちろん、だからといってその方に仕事を振りすぎるのは絶対にいけませんし、ちゃんと時間内に終わらせられる量を振ることもまた、上司の仕事であり、信頼感を得るために必要なテクニックと言えるでしょう。
というか、そんなことやったらパワハラとかになってしまいますしね。
で、導入が長くなりましたが、ここからが今回のブログの主題となります。
かくいう僕も現在リモートワークで仕事をしているのですが、仕事内容以上に難しいと感じたのが、コミュニケーションの取り方です。
例えば、対面で会って、顔と顔を見ながらのコミュニケーションであればあれどうなってる？といったことなど、阿吽の呼吸と言いますか、なんとなく主語が抜けていてもコミュニケーションが伝わっていたことかと思います。
ですが、この対面でのコミュニケーションというのをリモートでも行うとなると意外と伝わりずらく、お互いが何を言ってるんだ？ということになり、結果コミュニケーションが二重三重になり、手間になると同時に、お互いにストレスが溜まっていくということにも繋がりかねません。
そこで今回は、僕が実践している、リモートワークでも相手にしっかりコミュニケーションが伝わるやり方を3つ紹介していきます！
リモートワークで相手と上手にコミュニケーションを取る3つの方法
オウム返しで相手に返事をする！
これは実際に会うとウザがられる・嫌われるコミュニケーションの取り方ですが、正直、リモートならではのコミュニケーションの返事としては、最もベストだと感じております。
例えば、上司からこういったことをやってくれと指示されたとして、了解しましたなどの簡単な返事だと、向こうもわかってくれたとは思いますが、相手によっては本当にわかっているのか？と不安になる方も中にはいらっしゃいます。
そのような時に、チャットワークやスラック等のコミュニケーションツールを使用している場合であれば、メッセージの引用機能というものがあります。
これを返信に引用すれば、相手にもこの件承知しました。と一目でわかるようになり、かつそれを本文中に入れることで、ここはどうやってやればいいですか？等、お互いにしっかりと理解をした状態で業務に当たれるようになるため、返信をする際には可能な限り引用文を入れるのをおススメいたします。
もちろん、簡単に済むようなことであれば、軽い返事でもいいですよ！
結果から先に言う！
先に結論から言って、その後に理由を話す。という、面接などでもよくあるテクニックですが、リモートワークをする上で、このやり方は非常に使えます。
すぐに済むようなものであれば、1行2行で済むかもしれませんが、それが複数行にわたった長い文であれば、出来る限りダラダラと長々文章を書くのはあまりおススメできません。
さらに、その時の状況によって、メッセージが自分以外の他の人からも来ているとなれば、100%理解してもらう可能性というのは少しずつ減っていき、後になってあれって結局何だったの？という無駄なコミュニケーションを生みかねません。
なので、長文に渡ってメッセージを書くような場合には、結論としてこのようなトラブルが発生していました。原因は〇〇ということでした。なので〇〇ということをして、対応をしておきました。というように、簡潔に・箇条書きのようにすることで、忙しくても相手にしっかりメッセージを残すことが出来、すぐに返信が出来なかったとしても、後から見てもわかりやすい文章となります。
このように書くことで、わかりやすい文章をこいつは書ける！となるため、社内でのあなたの評価も上がるかもしれませんよ！
中学生が読んでもわかるような書き方をする！
これはあくまで僕の考えていることなのですが、正直、専門的な言葉さえ使わなければ、問題の提起も解決分の構成であっても、中学生が読んでも中身がどうであれ、文面だけを読んでも意図がくみ取れる位の書き方をすれば、確実に相手に伝わるコミュニケーションが取れるようになります。
社内によっては、専門的な用語が飛び交う現場もあることかと思います。
同じ部署の方であれば話は通じるかもしれませんが、しかしそれも、場の空気を読んで相槌を打っていただけで、本当はよく分かっていなかった。ということもあり得ますし、逆にこのコロナ渦で、リモートによって文字だけのコミュニケーションになったことで、何がわかって何がわからないかという、グレーになっていたコミュニケーションがハッキリした側面もあるかもしれません。
そうなると、専門的な用語を使っても、相手が聞き返すということも可能性としては大いにありえ、結果それでやり取りが増えることに加え、こんな事も分かってないのか！と怒り、ストレスが溜まってくる可能性もあります。
そういった事を防ぐためにも、専門的な言葉を多用せず（もっと言うとほぼ使わず）、〇〇という問題の対処をお願いします。などの簡潔な言葉で送り、受けた側も解決した際に専門的な言葉を入れず、先ほど紹介したような文章の組み立て方をすることで、お互いに認識の違いやメッセージのやり取りも抑えられます。
このテクニックなのですが、実はこのブログでも行っているテクニックです。
このブログも、どれだけ多種多様の年代の方が読んでも、一番下で中学生が読んでも内容がわかる。という文章を目指しており、そうすれば中学生でも内容がわかるのであれば、それよりも年齢が上の大人でも意味が通じるということと≒になると考えているためです。
なので、あまり専門的で複雑なカタカナ英語などを使わないように心がけており、しっかりと自分の言葉で相手に伝わるよう意識をしております。
まとめ
というわけで今回は、リモートワークでの上手なコミュニケーションの取り方を、実際にリモートワークで勤務をしている僕が3つ紹介をさせていただきました。
僕も最初は苦戦していたのですが、やっている中で、これは誤解を生むような表現になってしまうかもしれませんが、相手は完全にわかっていないと思うようになったのです。
いくら自分の中でわかっていたとしても、相手もわかっている！とは結局言わなければわからないですし、仮に口にしたとしても相手を気遣って言っているだけかもしれませんし、結局本心はわからないものです。
だったら、もうハナから、相手はこの事についてあまり理解が及んでいない。と考え、相手にも伝わるよう・伝えようという気持ちでコミュニケーションを取っていくと、自然とコミュニケーションが二重三重になるような手間が減り、かつ相手も気軽にわからないところを聞いてくれるようになり、どんどんお互いの関係も良くなっていくように感じました。
なので、リモートワークのコミュニケーションに対して悩んでいる方がいらっしゃいましたら、この記事が参考になれば幸いであり、これによってより、自宅でのリモートワーク環境がより良くなることを願っています！
それでは！